Dobór zespołów projektowych nie jest rzeczą banalną. W końcu to od tego zależy sukces projektu. Pracowałem w wielu zespołach i wiem, że im lepszy był to zespół, tym lepszy projekt powstawał. Ale… co to znaczy lepszy zespół? Kilka dni temu na naszym blogu Gosia Ciżnicka opublikowała tekst o pracy zespołowej. Przeczytajcie go, bo warto.

“Ile” osób dobrze pracuje zespołowo

Nauka a wielkość grupy

Wielu z nas zastanawia się w jak licznych grupach projektowych pracuje się najlepiej. Według psycholog Katherine Klein z Wharton School of the University of Pennsylvania grupa powinna liczyć 5 członków. Dlaczego tyle? Ponieważ:

• poniżej tej liczby dynamika działania może okazać się zbyt niska, a luki kompetencyjne zagrozić realizacji projektu;
• w przypadku więcej niż pięciu osób dochodzi do spadku indywidualnego zaangażowania.

Takie same wnioski już ponad 100 lat temu głosił francuski inżynier rolnictwa M. Ringelmann. Na podstawie doświadczenia z przeciąganiem liny zaobserwował, że im więcej osób (powyżej 5-6) dołącza do grupy, działania tracą na wydajności. Ludzie stają się mniej produktywni, kiedy liczą, że odpowiedzialność za ich zadanie przejmie ktoś inny.

O optymalnej wielkości grupy w kontekście jej wydajności mówił także J.R. Hackman (zmarły w 2013 roku wykładowca psychologii na Uniwersytecie Yale i na Harvardzie). Badania przeprowadzone w latach 70. ubiegłego wieku mówią o liczbie 4,6 – w zaokrągleniu 5, jak u wcześniej wspomnianych badaczy.

Mniej znaczy więcej. Korzyści płynące z takiego podejścia (szczególnie w szkole) to m.in.:

• niższe ryzyko wystąpienia konfliktów (istotne, gdy używa się sprzętu – komputerów i tabletów, a jest ich tylko kilka na całą klasę);
• większe prawdopodobieństwo, że każdy ma konkretne zadanie do wykonania i nie będzie czasu na nudę;
• możliwość szybkiego wychwycenia problemów i ich rozwiązania na wczesnym etapie prac.

Określanie liczebności

Na bazie przytoczonych argumentów uznaj liczbę 5 za wyznacznik, kiedy to będziesz dzielić uczniów na zespoły. Jednak zawsze musisz pamiętać o dwóch czynnikach, które mogą to zmienić. Ostateczny wpływ na określenie wielkości zespołu ma:

• wielość ról i zadań do wykonania – należy zwrócić szczególną uwagę na to, jakie umiejętności i kompetencje są niezbędne oraz unikać sytuacji, że się powielają lub brakuje tych kluczowych;
• termin zakończenia prac – im bardziej się zbliża i zadań jest dość dużo, wówczas wskazane jest zwiększenie liczebności zespołu.

“Kto” dobrze pracuje zespołowo?

Im większa różnorodność, tym lepiej. Zespół projektowy nie powinien być jednorodny. O jego jakości i skuteczności decydują indywidualne predyspozycje, kompetencje, umiejętności, talenty.

Aby wskazać, kto sprawdzi się w danym teamie:

• rozmawiaj z uczniami i pytaj – dowiedz się, co lubią, w czym uważają, że są dobrzy, jak siebie postrzegają;
• obserwuj ich w interakcjach społecznych – przyglądaj się ich zachowaniom w klasie, na wycieczce szkolnej, na dodatkowych zajęciach, kiedy mają kontakt z różnymi ludźmi;
• stosuj gry, aby zobaczyć jak uczniowie zachowują się, wykonując wspólne zadania;
• wykorzystuj karty kompetencji;
• zachęcaj do poznawania innych – poproś, aby dwie osoby, które nie mają ze sobą kontaktu, usiadły w jednej ławce.

Jeśli poszukujesz innych sposobów ułatwiających budowanie zespołów projektowych, sięgnij do świata biznesu. Bill Gates i Elon Musk często mówią o swoim podejściu w tej dziedzinie i z kim pracować, aby osiągać sukces w biznesie. Odwołuj się także do wielu modeli doboru współpracowników, z jakich korzystają zawodowi rekruterzy.

W kręgu osobowości, czyli model DISC

To rozwiązanie jest stosowane przez działy HR wielkich firm. DISC to skrót od czterech słów: dominant, influencing, steady, cautious. W tłumaczeniu na język polski to: dominujący, inspirujący, stabilny, ostrożny. Określenia te odnoszą się do typów osobowości, jakie determinują zachowania na wielu poziomach (m.in. w pracy grupowej).

Osoba, jaką wyróżnia osobowość:

• dominująca – jest dynamiczna, wielozadaniowa i bezpośrednia. To dobry lider zespołu, gdyż jest nastawiony na osiąganie celów. Motywuje grupę do działania i ciągnie ją do przodu, kiedy pojawia się kryzys. Nie boi się ryzyka i preferuje swobodę pracy. Poszukuje nowych i coraz lepszych rozwiązań.
• inspirująca – to otwarty na ludzi optymista z dużymi pokładami kreatywności. Równie dobrze sprawdzi się w roli team lidera. Nie lubi powtarzalnych i nużących zadań, gdyż niszczy to jego potencjał. Bez większych problemów nawiązuje kontakt z ludźmi. Lubi dużo mówić.
• stabilna – pozostaje wnikliwa, lojalna i wrażliwa. Woli nie wyróżniać się i stać z tyłu zespołu. To bardzo dobry słuchacz. Ważne jest dla niego poczucie bezpieczeństwa. Nie przepada za zmianami, a i konfrontacje są dla niego trudne. Podejmując decyzje, lubi konsultować się z innymi.
• ostrożna – to samodzielny perfekcjonista o analitycznym umyśle. Preferuje pracę w pojedynkę i spokoju, gdyż wówczas osiąga największą efektywność. Jest mocno skupiony na faktach i odczuwa potrzebę analizowania wielu rzeczy, zanim podejmie decyzję. Sumiennie i dokładnie wykonuje swoje obowiązki.

Każdy z opisanych typów osobowości wnosi wyjątkową wartość do pracy zespołu. Spróbuj zastosować model DISC w pracy z uczniami.

“Dlaczego” wskazywanie celu jest istotne

Zespół pracuje efektywniej, jeśli ma jasno określony cel działania. Wskaż uczniom, czego nauczą się podczas wykonywania zadania. Muszą wiedzieć, dlaczego coś robią.

Kiedy zespół projektowy zna cel m.in.:

• rozważnie planuje działania i kontroluje ich przebieg;
• ma poczucie sensu swojej pracy;
• działa odpowiedzialnie, co przekłada się na przemyślany podział obowiązków;
• pozostaje skupiony i podejmuje trafne decyzje;
• posiada ogólny obraz zwieńczający wysiłek, co jest istotnym czynnikiem motywującym.
• Sprytne wyznaczanie celów
• Pomocna w tym okazuje się metoda SMART. Stosuje się ją zarówno w projektach biznesowych, jak i tych podejmowanych w życiu codziennym.

Znany SMART, ale czy dobrze stosowany?

SMART to akronim od słów: specific, measurable, ambitious, realistic, timely. Opisują one pięć wyznaczników wpływających na to, że postawiony cel ma szansę zostać osiągnięty.

W jaki sposób przełożyć model SMART na szkolny grunt? Weźmy na warsztat konkretny przykład. Załóżmy, że Twoi uczniowie pracują w kilku małych zespołach. Ich projekt polega na stworzeniu klasowych ogródków. Cel zostanie zrealizowany, jeśli będzie:

• szczegółowy (S) – wymaga to precyzyjnego określenia, co i po co chce się robić. Tutaj liczy się dokładna specyfikacja. W podanym przykładzie to np. przygotowanie ogródka z warzywami i ziołami, jakie można zjeść podczas drugiego śniadania.
• mierzalny (M) – powinien być tak sformułowany, aby móc weryfikować postępy działań i wskazać, że plan został w pełni zrealizowany. W kontekście warzywnika i zielnika będzie to np. powiedzenie, że ma zostać wyhodowanych 6 roślin nadających się do spożycia.
• ambitny (A) – działania są chętnie podejmowane i realizowane, jeśli mają osobistą wartość i np. pozwalają zmierzyć się z ograniczeniami. Należy jednak zwracać uwagę na to, czy ambicje nie są zbyt wygórowane. Uczniowie nie muszą porywać się z motyką na słońce. Ich celem nie jest obsadzenie całego szkolnego boiska i zainstalowanie przy tym rozbudowanego systemu nawadniającego. Wystarczy, że podejmą się uprawy warzyw, które wymagają nieco więcej pielęgnacji i uwagi. Z takim podejściem już podniosą sobie poprzeczkę.
• realistyczny (R) – przed podjęciem działań warto zadać sobie pytanie, czy cel jest osiągalny. Wyzwanie musi być adekwatne do aktualnych możliwości (posiadanych zasobów i umiejętności) oraz osobistych motywacji. W projekcie realizowanym przez uczniów będzie to m.in. określenie, czy dysponują odpowiednią przestrzenią do założenia ogródka oraz mogą i czy chcą poświęcić czas na jego pielęgnowanie.
• terminowy (T) – wskazanie daty rozpoczęcia i zakończenia działań, określenie pośrednich przystanków ułatwia dotarcie do celu, szczególnie jeśli jest on dość złożony. W tym przypadku warto skorzystać z cyfrowych narzędzi. Pomagają one w rozpisaniu projektu – poszczególnych zadań i etapów.

Zachęć uczniów do wykonania analizy SMART. To dzięki niej zyskają wyraźny obraz tego, co chcą robić i osiągnąć. Określą szansę powodzenia przedsięwzięcia. Unikną w ten sposób rozczarowań i nie stracą zapału, który jest tak ważny, aby w przyszłości podejmować kolejne wyzwania.

“Gdzie” pracować zespołowo

Za niepowodzenia w pracy zespołów projektowych czasem zwyczajnie odpowiada przestrzeń. Jeśli ma ona charakter bardziej wykładowy niż twórczy, ciężko oczekiwać świetnych wyników.

Aby zwiększyć potencjał zespołu, zadbaj o:

• miejsce pozwalające na swobodę ruchów i interakcje między uczestnikami (trudno zrobić coś kreatywnego w ścisku i patrząc na plecy kolegów);
• materiały inne niż zazwyczaj (np. zamiast zeszytów i ołówków duże flipcharty, flamastry lub żółte karteczki samoprzylepne do zapisywania pomysłów);
• nietypowe ustawienie ławek (wyspy projektowe lub inny układ mebli odchodzący od tradycyjnego).
• Activity Based Workplace
• Pod tym pojęciem kryje się sposób aranżacji przestrzeni biurowych, które są dostosowane do pracownika XXI wieku. Z takiego rozwiązania korzystają światowe przedsiębiorstwa i krajowe marki. U podstaw tej koncepcji leży przekonanie, że to pracownik wybiera miejsce, w jakim chce w danym momencie pracować indywidualnie lub zespołowo, rozmawiać z innymi oraz odpoczywać. Ma to wpływać pozytywnie na jego efektywność, kreatywność i rozwój osobisty.

Teraz wyobraź sobie, że masz szansę wykreować wymarzone miejsce do pracy. Twoi uczniowie czują się tam dobrze, rozwijają wiele umiejętności i osiągają zamierzone cele. Wystarczy, że stworzysz dla nich przestrzeń do:

• pracy projektowej – warto wyznaczyć kilka takich stref, które będą oddzielone lekkimi np. ażurowymi ściankami, aby zespoły nie przeszkadzały sobie nawzajem. Na wyposażeniu powinny znaleźć się stoły z obszernymi blatami. Należy także zadbać o takie aspekty jak np.: oświetlenie obszaru roboczego oraz wygodny dostęp do gniazdek, materiałów i narzędzi pomocnych podczas prototypowania.
• spotkań – to tutaj można m.in. prowadzić dyskusje i opowiadać team liderowi o problemach. Wskazane, aby w tym miejscu znalazły się wygodne siedziska i małe stoliki, na których postawi się komputer lub rozłoży notatnik. Taka przestrzeń powinna dawać poczucie prywatności. Ważne jest również to, aby w razie konieczności mogła zostać łatwo i szybko powiększona, jeśli w spotkaniu ma brać udział więcej osób.
• koncentracji – zapewniająca warunki do indywidualnej pracy w ciszy, spokoju, kiedy to trzeba zapoznać się z nowym materiałem, skupić nad ważnym zagadnieniem. Powinna być zaaranżowana w taki sposób, aby jak w najmniejszym stopniu odciągać uwagę od wykonywanego zadania (ograniczenie bodźców dźwiękowych i wzrokowych).

Zadaj sobie jeszcze jedno pytanie. Czy w XXI wieku cały zespół musi pracować w jednym miejscu? Nie! Tym bardziej, że Twoi uczniowie za kilka lat wejdą na rynek pracy, który już dziś wymaga mobilności i wysokich umiejętności w zakresie korzystania z narzędzi cyfrowych.

Zadbaj także o wirtualną przestrzeń, gdzie uczniowskie zespoły projektowe będą się rozwijać, działać sprawnie i z sukcesem. Mądre użycie w tym celu narzędzi do prowadzenia videochatów, zarządzania projektami, dysku do wspólnej pracy nad dokumentami i ich udostępniania znacznie poprawi skuteczność prowadzonych prac.